5 steg mot en årlig insamlingsplan som hjälper dig att växa strukturellt (och överträffa dina egna planer)
De första veckorna på det nya året är alltid spännande. Förra årets planer är inte längre antaganden utan konkreta resultat. Som styrelseledamot eller chef för insamlingsverksamheten kan du med ett ögonkast svara på: hur såg planen ut och vad uppnådde ni?
För dig är det inte bara en tillbakablick; det är också ett perfekt tillfälle att sätta kurs mot det nya året med konkreta data som utgångspunkt.
Med dessa 5 steg skapar du en vassare, mer realistisk och mer ambitiös plan för året.
1. Börja från början: strategi och nettoresultat
Första steget är inte att fokusera på kampanjer, utan att zooma ut och få koll på den större bilden.
- Vilket var det strategiska målet för året? En ökning av antalet givare, ökad nettoinkomst, en övergång till online, bli mindre beroende av en enda kanal?
- Hur såg den ekonomiska planen ut och vad blev det faktiska resultatet?
Företrädesvis granskar du dina nettoinkomster (eller brutto, om kostnaderna inte registrerats korrekt i ditt CRM). Sen kan du ställa dig ett par enkla, men insiktsfulla frågor:
- Befinner sig vårt insamlingsarbete på rätt spår i förhållande till vår ekonomiska målsättning?
- Har tillfällig tur/otur påverkat verksamheten? Kan vi se ett strukturellt mönster de senaste fem åren?
Svaren på dessa frågor finns i konkreta data. Bekräftar dessa data din magkänsla? Eller stämmer de inte alls överens?
2. Ta en titt på tre viktiga delar som styr dina resultat
Nu är det dags att bege sig på en djupare nivå, men utan att fastna i detaljer. Fokusera på de tre ”spakarna” som tillsammans reglerar nästan alla dina insamlingsresultat.
1. Värvning av fler givare
- Lockar du tillräckligt många nya givare för att kompensera bortfall och för att växa?
- Vilka kanaler har visat sig vara strukturellt lönsamma (Exempelvis direktreklam, online, personliga möten och telefoninsamling)?
- Hur stora är dina kostnader per givare per kanal jämfört med ditt eget riktmärke?
2. Behålla befintliga givare
- När och varför drar sig givare ur? Granska dina kanaler och de tillfällen då givare hoppar av.
- Vilka program, kampanjer eller kontaktmoment gör att givarna faktiskt stannar kvar?
3. Återaktivering
- Hur aktiv är du vad gäller att vinna tillbaka givare?
- Vilka budskap, förslag eller kanaler är mest effektiva?
- Kastar du kanske bort pengar i onödan?
Den viktigaste frågan som du bör ställa dig:
Inom vilket område har vi nått våra mål och vilka områden bör vi fokusera mer på eftersom det finns potential där?
”Allt du gör är viktigt. Men inte allt du gör är viktigt för din givare.”
3. Tricket: omvandla det du lärt dig direkt till din årliga plan
Det vore ett stort misstag att sluta efter steg 1 och 2. Du har gjort en bra analys och skapat ett välskrivet utvärderingsdokument, men det är värdelöst om det försvinner in i en mapp. Omvandla direkt din analys till din befintliga årliga plan. Då är inte analysen en sorts förklaring i efterhand, utan ett styrinstrument för resten av året.
Redan under årets första veckor kan du göra tre saker (med din strategi i åtanke, förstås):
- Underpresterande: trappa ner eller avsluta
Begränsa eller avbryt kampanjer eller kanaler som ständigt underpresterar. Det förhindrar att du slösar bort ytterligare ett års budget “bara för att det fanns med i planeringen”.
- Vinnare: skapa fler
Ge mer utrymme för aktiviteter som presterar väl. Sök aktivt efter sätt att upprepa, utöka eller bredda sådana aktiviteter till andra målgrupper eller kanaler.
- Samla kunskap och erfarenhet
Justera din årliga plan, din budgetfördelning, och om så behövs, din strategi. Granska också kritiskt ditt CRM och dina data: finns de insikter du behöver verkligen tillgängliga?
4. Din roll som chef: ställ rätt frågor
Du behöver inte själv granska varje medarbetares dashboard på kampanjnivå. Ditt mervärde ligger i att ställa rätt frågor till ditt team. Till exempel:
- Hur står sig nettointäkterna i förhållande till planeringen?
- Vad har hänt när det gäller att värva, behålla och återaktivera givare?
- Vilken kanal eller vilket program överraskade oss positivt i år (fler givare eller högre inkomster) – och hur ska vi se till att behålla den utvecklingen?
- Vilka aktiviteter borde vi avsluta, baserat på resultaten?
- Vad betyder detta konkret för vår årliga plan och budget?
Om ni ställer er dessa frågor varje år i januari – och faktiskt använder svaren för att göra justeringar – kommer ni steg för steg bygga upp en datadriven och smidig organisation.
5. Ambitioner för året: överträffa er egen planering
Ta förra årets resultat på allvar. Och följ denna kurs år efter år:
Strategi → resultat → analys (värva/behåll/återaktivera) → justera omedelbart planeringen (direkt de första veckorna av det nya året).
Då kommer en struktur att uppstå:
- Era årliga planeringar kommer att bli vassare, mer realistiska och mer ambitiösa.
- Era budgetar kommer att användas mer effektivt.
Och det förtydligar den verkliga ambitionen för ert insamlingsarbete: inte bara följa planerna, utan överträffa dem gång på gång.
Så se till att din årliga planering inte är ett statiskt dokument, utan använd den för att aktivt justera och uppnå strukturell tillväxt.
För Fun in Fundraising,
Hälsningar,
Jeanette
P.S. Har du inte tillgång till dina data eller analyser första veckan? Då vet du förstås vad din första åtgärdspunkt är.
